עם סיום השלב הראשון של משבר הקורונה ומעבר לשיגרת חיים עם הנגיף, עולם האירועים נדרש להמציא את עצמו מחדש.
בחברות רבות המירו את הכנסים הפיזיים שלהם בכנסים וירטואליים, ביניהן פייסבוק, גוגל, אפל ו - IBM. חדשיים האחרונים התרחשה קפיצת דרך של אימוץ טכנולוגיות של מפגשים וכנסים וירטואלים – ובנכונות של קהלים וארגונים להתנסות בהן ולאמץ אותן.
לכנסים הוירטואליים יתרונות רבים, בשל היכולת להקיף קהלים ברחבי העולם, האפשרות למדידה מדוייקת של רמת המעורבות של המשתתפים בכל שלב באירוע, העלויות הזולות יחסית לאירוע פיזי והמחיר הסביבתי הקטן. יחד עם זאת אירועים וירטואליים לא יחליפו את האירועים פנים אל פנים. הצורך של אנשים להיפגש, התעצם במיוחד עכשיו, לאחר תקופה של סגר ממושך. עם החזרה לאירועים פנים אל פנים, גם אם תחת מגבלות הבריאות המתחייבות, האירועים הוירטואליים יהפכו לכלי נוסף בארגז הכלים של המפיק.
אז מה הולך להיות?
ריחוק חברתי הופך להיות הסטנדרט החדש באירועים. משמעות הדבר היא בחינה של כל אחד משלבי האירוע בכדי למנוע התקהלות ולציית לכללי הבריאות. איך תיראה הכניסה לאירוע? ההרשמה? כיצד יוגש מזון באופן שלא ייצור התקהלות במזנונים? איך ישב הקהל באולם בכדי לשמור על מרווחים גדולים?
היגיינה ובריאות. באותו אופן בו יש כיום הקפדה על בטיחות, נגישות ובקרת איכות של מזון, קיים הצורך ל"תו תקן" להיגיינה ומניעת הדבקה.
אירועים לוקליים כל עוד תעשיית הטיסות לא תחזור לשיגרת פעילות, והמגפה עדיין פעילה במדינות שונות בעולם, יתקיימו בעיקר אירועים לוקליים, בסדרי גודל קטנים, ופחות אירועים בינלאומיים. את הפער ניתן לסגור בעזרת שידור וירטואלי של האירוע למשתתפים מעבר לים - דבר שכבר נעשה כשגרה באירועים של חברות בינלאומיות (אירועים היברידיים).
תכני האירוע לגבי תכני האירועים העסקיים - התחושה היא שאנחנו לאחר "מלחמת עולם" ושאנו יוצאים לתקופה חדשה ושונה ממה שהיה לפני כן. להערכתנו – אילו הדגשים התכניים המתבקשים:
אותנטיות - אנשים מחפשים את המסר הישיר, האמיתי, הכן והברור.
קצר וקולע - זמני הקשב התקצרו. אנשים מעוניינים לקבל את המסרים בתמציתיות אפקטיבית
גיבורים חדשים מעניקי השראה – אנחנו בתחושה של "סדר עולמי חדש" ולאור זאת הבחירה בדוברים מרכזיים תהייה שונה ממה שהיינו עושים לפני הקורונה. מי הם הגיבורים של הזמן הזה? אילו ערכים הם מעמידים בפנינו? מה יתן לקהל שלנו תחושה של רלוונטיות למתרחש היום – ומי ירגישו כמו הגיבורים של יום האתמול?
מפגש בין האנשים – לאחר ההסתגרות בבתים הצורך הגדול ביותר של המשתתפים הוא להיפגש, לחלוק חוויות, לפגוש חברים ותיקים ולהכיר אנשים חדשים ולהיות ביחד. יש להקדיש זמן למפגשים בשלבי ההתכנסות ובהפסקות - מעבר למה שהיינו עושים באירועי טרום קורונה.
הוקרות. תקופת הסגר העמידה אנשים וארגונים בפני אתגרים חדשים שלא היכרנו. זה הזמן להוקיר ולהודות על עשייה יוצאת דופן בתקופה זו.
למרות שכולנו מגששים את דרכנו ומנסים להגדיר את פניו של המפגש \ האירוע הנכון לעכשיו, דבר אחד ברור: תימצאנה דרכים חדשות לקיים אירועי מפגש פנים אל פנים בין המשתתפים. זה הזמן לבחון את ההבדלים בין אירועים פיזיים לוירטואליים ולמקסם את היתרונות היחסיים של כל אחד מהם. תקופה זו גם מחדדת את המשמעות של הזמן המשותף שאנשים מבלים יחד – שהוא כבר איננו מובן מאליו. זוהי הזדמנות עבור כולנו, מפיקים, מארגנים וחברות לבחון מחדש את הדרכים לחבר אנשים בהתאם לערכים ולמסרים שאנו מעוניינים להעביר באופן חוויתי ומרגש.