ככל שעובר הזמן אנו נוכחים לדעת עד כמה השינוי שעובר על כולנו הוא עמוק, מהותי, וכאן כדי להישאר. ובעולם האינטראקציות והמפגשים בין אנשים - שאולי ספג את המכה המשמעותית ביותר, ההכרח בחישוב מסלול מחדש ובהמצאה של דרכים וכלים חדשים הוא החיוני ביותר.
לאחר שרבים מהארגונים שאנו עובדים עמם ביטלו בזה אחר זה את הכנסים והאירועים הפיזיים המתוכננים להמשך שנת 2020, וגם את המתוכננים לשנת 2021, הבנו שהדרך החדשה בה התחלנו ללכת בהיסוס מה היא דרך המלך החדשה, ועלינו לעשות ככל הניתן בכדי ללמוד, להבין להתמקצע, ולהציע ללקוחותינו את מיטב התובנות והכלים בכדי שיתאפשר להם ליצור אינטראקציה עם עובדים, הנהלות, לקוחות, בעלי ענין נוספים וקהילות בפלטפורמה הדיגיטלית.
לאור השינויים הדרמטיים העוברים על כל ארגון בעולם – עולה הצורך המהותי בכל ארגון לספר את סיפורו החדש, לתאר את דרכי ההתמודדות שלו אל מול האתגרים – לטפח תקווה, להעניק ביטחון ולהוכיח יכולת להשתלב בעידן הנוכחי.
חשוב לי להבהיר כי מבחינה מקצועית אנו נכנסים לעולם של ניסוי ותעייה, נוצרת שפה חדשה של מושגים ודרכי עבודה - ולגרום לכך שכל השותפים לדבר יכירו וידברו אותה
רצינו לספר לכם על כינוס וירטואלי שקיימנו לאחרונה עבור ההנהלה העולמית של STRAUSS GROUP.
אירוע אותו גיבשנו והגדרנו במשותף עם צוות מקצועי ממטה החברה. בתהליך העבודה קיבלנו מספר החלטות אשר הוכיחו את עצמן והובילו להצלחת האירוע
· בחירת הפלטפורמה המתאימה. כיום עומדות לרשות המארגנים פלטפורמות רבות, כשכל אחת בעלת יתרונות וחסרונות. השאלה תמיד היא מה הכי חשוב באירוע? ניווט מהיר בין חדרי מפגש? יכולת להציג מגוון של ספונסורים וספקים? תחושת קהילה הנובעת מהצגת גלריה של משתתפים מאזינים ומשתתפים? פלטפורמה זמינה ומוכרת שתאפשר לכל המשתתפים להשתמש בה בקלות? באירוע זה בחרנו להשתמש בפלטפורמת zoom הנמצאת בשימוש יומיומי בארגון ומאפשרת תחושה של קהילתיות, של כולם רואים את כולם.
· אולפן צילום – כן או לא?. האם להקים אולפן מרכזי על כל ההשקעה הכרוכה בכך? האם להשתמש באולפן קיים? אולפן מעוצב או אולפן ״ירוק״ המאפשר צילום על רקע וירטואלי. האם יש חשיבות למיקום האולם במקום מסויים – למשל בניין מטה החברה? כאן החלטנו על הקמת אולפן במטה החברה – בתוך הבית. אולפן שעמד לרשותנו מספר ימים לקראת הכנס ואיפשר לבצע חזרות והערכות בלוח זמנים נוח וזמין.
· מוקלט או חי? זוהי שאלה בה אנו מתמודדים בכל אירוע וירטואלי שאנו מתכננים. יתרון השידור המוקלט מראש הוא בכך שהוא מהודק, חסר תקלות ו״בטוח״ .יתרון השידור החי הוא התחושה של כאן ועכשיו, היכולת לשלב תגובות ממשתתפים או אף לייצר אינטראקציה ביניהם, וחלק מהדוברים טוענים שיהיו טובים יותר בשידור חי. באירוע זה החלטנו על שילוב של השניים, חלק מההרצאות הוקלטו מראש, חלק מהן התרחשו בזמן אמיתי
· אינטראקציה באירוע. קיים הרצון לשלב את המעורבים ולהפכם לשותפים פעילים באירוע. איך נעשה זאת? משלוח מקדים של עדויות מצולמות מרחבי העולם ועריכתם לסרטון שיוקרן באירוע, עדויות חיות על ידי נציגים מתוך המשתתפים, יצירה אמנותית שכולם שותפים לה, משלוח תמונות ומשלים ויזואליים. משלוח מקדים של ״ערכת מפגש״ לכל המעורבים בה יעשה שימוש במהלך המפגש. באירוע זה ערכנו הרמת כוסית משותפת, בה המשתתפים חברו להרמת הכוסית שהתרחשה באולפן.
· חדרי מפגש משניים באירוע. האפשרות של המשתתפים להגיע בשלב מסויים ל״חדרים״ נוספים ולהיחשף לתכנים נוספים על פי בחירה מאפשרת למארגני האירוע ערוץ תוכן נוסף המאפשר שני דברים חשובים: בחירה ומעורבות. זוהי הזדמנות לתת למשתתפים נוספים בארגון במה לספר את סיפורם ולהציגו כחלק מהאירוע. באירוע זה יצרנו 5 חדרי מפגש שפעלו במקביל. אמנם פלטפורמת Zoom אינה מאפשרת בחירת חדרים על ידי משתתפי הכנס – אך פתרנו אתגר זה בדרך עוקפת, שהצריכה מאמץ לוגיסטי.
· האם לשלב מרכיב אמנותי באירוע? בעולם בו לכל אחד גישה בקצות אצבעותיו למיטב אמני העולם, צריכה להיות סיבה טובה מאד לשבת ולצפות בקטע אמנותי. חשוב שהבחירה תהייה רלוונטית לארגון ולאירוע, ולגרום למופע האמנותי להעשות במיוחד לאירוע זה. באירוע הזה שילבנו אל להקת ״שלווה״ אשר מביאה לביטוי את הדגש של חב׳ שטראוס על אחריות תאגידית ותמיכה בקהילה. חברי הלהקה אמרו בתחילת השיר מילים מרגשות שהיו מופנות אל משתתפי האירוע
· כמה זמן? בעולם הכנסים הןוירטואלים תחושת הזמן שונה לחלוטין, והיכולת להתמקד בהרצאות, קטעי וידיאו ובאירוע רציף אחד מאותגרת על ידי גורמים רבים – ביניהם גירויים סביבתיים, גודל המסך, תשישות וירטואלית ועוד. על פי ניסיוננו הקצר – פחות זה יותר. אנו מתזמנים כל דבר במחצית הזמן שהיה עובד באופן מוצלח באירוע פיזי, ומנסים לשמור על קצב דינאמי, מגוון של חוויות ויזואליות, ומיקוד בתכנים ממוקדים ומסקרנים.
לסיכום – במסע הוירטואלי הזה שמימדיו רבים אנו לומדים תוך כדי תנועה והתנסות את כללי המשחק החדשים, ומן הסתם מניחים את אבני הבניין הראשונות של את עולם המפגשים העתידיים